Polityka prywatności i plików cookies Portalu jobspace

1. 1.
   Portal jobspace (dalej: „Portal”) jest prowadzony przez JOBSPACE PROSTĄ SPÓŁKĘ AKCYJNĄ z siedzibą w Krakowie (adres siedziby: ul. Kazimierza Morawskiego 5 lok. 127, 30-102 Kraków), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001268218, posiadającą NIP: 6772547374, REGON: 54577277500000 (dalej: „Administrator”).
2. 2.
   Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: hello@jobspace.pl (e-mail) lub pisemnie na adres wskazany w ust. 1.
3. 3.
   Portal jest udostępniany uczelniom, które korzystają z niego w ramach swoich biur karier (dalej: „Uczelnia”). W Portalu występują dwa odrębne obszary przetwarzania danych osobowych:

   1. a)
      obszar, w którym administratorem danych jest Administrator – dotyczy zakładania i prowadzenia kont, świadczenia usług na podstawie regulaminów Portalu, zapewnienia bezpieczeństwa oraz obsługi zgłoszeń i reklamacji;
   2. b)
      obszar, w którym administratorem danych jest Uczelnia, a Administrator przetwarza dane na jej polecenie jako podmiot przetwarzający – dotyczy czynności realizowanych przez biuro karier w jego panelu, w szczególności obsługi studentów i absolwentów, konsultacji, wydarzeń, targów pracy, moderacji treści oraz raportów.
4. 4.
   Dane kontaktowe Uczelni, w tym dane jej inspektora ochrony danych, są wskazane w Portalu oraz na stronie internetowej Uczelni.
5. 5.
   Pracodawca, który prowadzi rekrutację lub organizuje wydarzenie, jest odrębnym administratorem danych osób, które odpowiadają na jego ogłoszenie lub zapisują się na jego wydarzenie. Administrator nie przekazuje pracodawcom dokumentów aplikacyjnych i nie pośredniczy w ich przekazywaniu.

Poniższa tabela opisuje przetwarzanie danych osób, które założyły konto w Portalu jako studenci lub absolwenci.

• Założenie i prowadzenie konta, świadczenie usług Portalu (Administrator)

  Zakres danych

  adres e-mail, imię i nazwisko, numer albumu, uczelnia, wydział, kierunek, stopień, tryb i rocznik studiów, status (student/absolwent), zdjęcie profilowe, dane logowania

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy

  Okres

  do usunięcia konta + 30 dni

• Weryfikacja numeru telefonu

  Zakres danych

  numer telefonu, skrót jednorazowego kodu SMS

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (podanie numeru jest dobrowolne)

  Okres

  kod: 24 h; numer: do usunięcia konta

• Obsługa karierowa prowadzona przez biuro karier: konsultacje, wydarzenia, targi pracy, komunikacja, raporty (administrator: Uczelnia)

  Zakres danych

  dane konta, zapisy na konsultacje i wydarzenia, treść formularzy zgłoszeniowych, załączniki, notatki doradcy

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z zadaniami uczelni – ustala Uczelnia

  Okres

  notatki doradcy - 24 miesiące od dnia konsultacji; pozostałe dane - do usunięcia konta oraz w ciągu 30 dni

• Przechowywanie dokumentów aplikacyjnych w teczce użytkownika

  Zakres danych

  pliki zamieszczone przez użytkownika (CV, listy motywacyjne, dyplomy, zaświadczenia, certyfikaty)

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy

  Okres

  do usunięcia pliku lub konta + 30 dni

• Publikacja wizytówki (portfolio) w domenie Portalu

  Zakres danych

  dane wskazane przez użytkownika w wizytówce, w tym dane kontaktowe i portfolio

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (osobna zgoda na publikację i osobna na widoczność w wyszukiwarkach)

  Okres

  do cofnięcia zgody

• Udostępnienie podstawowych danych pracodawcom w module „Baza Studentów”

  Zakres danych

  imię i nazwisko, zdjęcie, kierunek, wydział, stopień, tryb, rocznik, status, odnośnik do wizytówki

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda

  Okres

  do cofnięcia zgody

• Powiadomienia o ofertach, wydarzeniach i konsultacjach (e-mail, SMS)

  Zakres danych

  adres e-mail, numer telefonu, ustawienia powiadomień

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla powiadomień niezbędnych do wykonania umowy

  Okres

  do cofnięcia zgody / do usunięcia konta

• Zapewnienie bezpieczeństwa Portalu, wykrywanie nadużyć, rozliczalność

  Zakres danych

  dane logowania, adres IP w postaci skrótu, dziennik audytowy, ograniczenia liczby żądań

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes

  Okres

  dziennik audytowy - 12 miesięcy; pozostałe dane - do usunięcia konta oraz w ciągu 30 dni

• Obsługa reklamacji, zgłoszeń treści i odwołań, dochodzenie roszczeń

  Zakres danych

  dane kontaktowe, treść zgłoszenia i korespondencji

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

  Okres

  do przedawnienia roszczeń

Dane wprowadzone w niedokończonym procesie rejestracji są usuwane po upływie 72 godzin od jej rozpoczęcia. Student lub absolwent może w każdej chwili złożyć żądanie usunięcia konta. Dostęp do Portalu jest wtedy odcinany niezwłocznie (najpóźniej w ciągu godziny), a zaplanowane konsultacje i zapisy na przyszłe wydarzenia są od razu odwoływane. Po upływie 30 dni dane osobowe są trwale usuwane, a informacje o odbytych konsultacjach i wydarzeniach pozostają w formie zanonimizowanej. Usunięcie konta pracodawcy lub konta pracownika biura karier odbywa się za pośrednictwem wsparcia technicznego.

• Założenie i prowadzenie konta firmowego, świadczenie usług Portalu

  Zakres danych

  imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko lub rola w koncie, zdjęcie profilowe, dane firmy (nazwa, NIP, adres, dane profilu)

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla osób reprezentujących pracodawcę

  Okres

  do usunięcia konta + 30 dni

• Weryfikacja pracodawcy przed pierwszą publikacją

  Zakres danych

  NIP, dane z rejestrów publicznych (CEIDG, KRS), potwierdzenie numeru telefonu

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo Portalu i użytkowników)

  Okres

  do usunięcia konta + 30 dni

• Publikacja ogłoszeń i wydarzeń, moderacja treści przez biuro karier

  Zakres danych

  dane kontaktowe wskazane w ogłoszeniu i profilu, treść ogłoszenia, historia moderacji

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy

  Okres

  do usunięcia treści lub konta + 30 dni

• Statystyki zbiorcze udostępniane pracodawcy

  Zakres danych

  liczba wyświetleń i kliknięć, bez danych identyfikujących użytkowników

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. b RODO

  Okres

  do usunięcia konta + 30 dni

• Obsługa reklamacji, zgłoszeń i odwołań, dochodzenie roszczeń

  Zakres danych

  dane kontaktowe, treść zgłoszenia i korespondencji

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

  Okres

  do przedawnienia roszczeń

Dane kandydatów, które pracodawca pozyskuje w odpowiedzi na ogłoszenie, oraz dane uczestników wydarzeń organizowanych przez pracodawcę, udostępniane mu w zakresie formularza zapisu, przetwarzane są przez pracodawcę jako odrębnego administratora, na jego zasadach.

Dane kontaktowe osób obsługujących konto firmowe (imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko) są widoczne dla pracowników biur karier uczelni korzystających z Portalu, którzy mogą kontaktować się z tymi osobami w sprawach współpracy z uczelnią, w tym za pośrednictwem modułu komunikacji Portalu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

W zakresie kont pracowników biura karier administratorem danych jest Uczelnia, a Administrator przetwarza te dane na jej polecenie. Przetwarzane są: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko i rola w Portalu, zdjęcie profilowe, dane uwierzytelniające oraz zapisy w dzienniku audytowym. Dane przetwarzane są przez okres obowiązywania umowy Uczelni z Administratorem oraz przez okres przejściowy określony w tej umowie. Dane kontaktowe pracowników biura karier są widoczne dla studentów, absolwentów i pracodawców w zakresie wskazanym przez Uczelnię w publicznym polu kontaktowym, a imię i nazwisko doradcy prowadzącego konsultację - dla osoby, która ją umówiła.

1. 1.
   Dane przetwarzane w Portalu mogą być udostępniane:

   1. a)
      Uczelni – w zakresie danych jej studentów i absolwentów oraz treści publikowanych na jej tablicy;
   2. b)
      pracodawcom – wyłącznie w zakresie opisanym w § 2 (moduł „Baza Studentów”, wizytówka, zapisy na wydarzenia organizowane przez pracodawcę);
   3. c)
      dostawcom usług technicznych, z których korzysta Administrator (podprocesorom), wskazanym w ust. 2 poniżej;
   4. d)
      podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
2. 2.
   Administrator korzysta z następujących dostawców usług technicznych:

• Supabase Inc.

  Siedziba

  USA

  Region przetwarzania

  Frankfurt (EOG)

  Rola

  baza danych, uwierzytelnianie, przechowywanie plików

• Vercel Inc.

  Siedziba

  USA

  Region przetwarzania

  Frankfurt (EOG)

  Rola

  hosting aplikacji, zadania cykliczne

• Mailjet (Sinch)

  Siedziba

  Francja

  Region przetwarzania

  Unia Europejska (EOG)

  Rola

  wysyłka wiadomości e-mail

• SMSAPI

  Siedziba

  Polska

  Region przetwarzania

  Polska (EOG)

  Rola

  wysyłka wiadomości SMS

• Whereby AS

  Siedziba

  Norwegia

  Region przetwarzania

  EOG

  Rola

  pokoje wideo konsultacji online (bez nagrywania)

• Mistral AI

  Siedziba

  Francja

  Region przetwarzania

  punkt dostępowy UE (EOG)

  Rola

  przetworzenie treści ogłoszenia lub profilu wskazanej przez pracodawcę

Administrator korzysta ponadto z usług Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii (walidacja danych adresowych wprowadzanych w formularzu) oraz Narodowego Banku Polskiego (kursy walut). Usługi te nie wiążą się z przekazaniem danych osobowych użytkowników.

1. 1.
   Dane przetwarzane w Portalu, w tym baza danych, dane uwierzytelniające oraz pliki, są przechowywane i przetwarzane wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. 2.
   Część dostawców wskazanych w § 5 ust. 2 ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, jednak przetwarzanie danych odbywa się w regionach zlokalizowanych na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W odniesieniu do tych dostawców Administrator stosuje zabezpieczenia wymagane rozdziałem V RODO na wypadek dostępu do danych z terytorium państwa trzeciego, w szczególności standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską.
3. 3.
   Portal nie korzysta z zewnętrznych narzędzi analitycznych, wtyczek społecznościowych ani skryptów zewnętrznych dostawców, które mogłyby powodować przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

1. 1.
   Portal wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. Są to:

   1. a)
      cookie sesji – utrzymanie stanu zalogowania;
   2. b)
      cookie języka – zapamiętanie wybranej wersji językowej interfejsu;
   3. c)
      cookie stanu interfejsu – zapamiętanie ustawień widoku, w tym zamknięcia paska informacyjnego, stanu paska bocznego i nawigacji paneli, wybranego filtra doradcy oraz wybranej firmy lub uczelni w panelu;
   4. d)
      cookie preferencji – zapamiętanie ustawień dostępności (np. rozmiaru tekstu, kontrastu) oraz ostatnio użytej metody logowania;
   5. e)
      cookie trybu wsparcia – obsługa trybu „zobacz jako” wykorzystywanego przez administratora Portalu oraz obsługa kont demonstracyjnych.
2. 2.
   Portal nie wykorzystuje plików cookies analitycznych, marketingowych ani profilujących, a także nie korzysta z narzędzi śledzących innych dostawców. Z tego względu w Portalu nie jest wyświetlany baner zgody na pliki cookies – wykorzystanie plików niezbędnych nie wymaga zgody na podstawie art. 399 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.
3. 3.
   Statystyka odwiedzin ogłoszeń prowadzona jest bez zapisywania adresu IP i bez plików cookies, z wykorzystaniem skrótu kryptograficznego rotowanego co 24 godziny, który nie pozwala na śledzenie tej samej osoby pomiędzy dniami.
4. 4.
   Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia przeglądarki dotyczące plików cookies; ograniczenie plików niezbędnych może uniemożliwić zalogowanie się do Portalu.

1. 1.
   W Portalu nie są podejmowane decyzje opierające się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
2. 2.
   W Portalu wykorzystywany jest mechanizm oparty na modelu sztucznej inteligencji, służący wyłącznie do wstępnego przetworzenia treści wskazanej przez pracodawcę i uzupełnienia na jej podstawie pól formularza ogłoszenia albo profilu (wizytówki) pracodawcy. Mechanizm nie przetwarza danych studentów i absolwentów, nie ocenia kandydatów i nie dokonuje ich profilowania.
3. 3.
   Treść przekazywana do przetworzenia nie jest wykorzystywana do trenowania modeli dostawcy, a wynik przetworzenia przestaje być dostępny po 15 minutach i jest usuwany nie później niż w ciągu doby. W dzienniku pozostają wyłącznie metadane zużycia usługi, bez treści.
4. 4.
   Powiadomienia o nowych ogłoszeniach obserwowanych pracodawców i kategorii są generowane na podstawie ustawień wybranych przez użytkownika i nie stanowią profilowania.

1. 1.
   Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

   1. a)
      dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
   2. b)
      sprostowania danych (art. 16 RODO);
   3. c)
      usunięcia danych (art. 17 RODO);
   4. d)
      ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   5. e)
      przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany;
   6. f)
      sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
   7. g)
      cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO);
   8. h)
      wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
2. 2.
   Żądania można kierować na adres wskazany w § 1 ust. 2. Jeżeli żądanie dotyczy przetwarzania, którego administratorem jest Uczelnia, Administrator niezwłocznie przekazuje je Uczelni i informuje o tym osobę, której dane dotyczą.
3. 3.
   Zgody wyrażone w Portalu (w szczególności dotyczące wizytówki, modułu „Baza Studentów” oraz powiadomień) można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach konta.
4. 4.
   Podanie danych jest dobrowolne, jednak podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do założenia konta i korzystania z Portalu.

1. 1.
   Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności: szyfrowanie danych w spoczynku i w transporcie, zabezpieczenia na poziomie wierszy bazy danych zapewniające izolację danych poszczególnych uczelni, ograniczenie dostępu na podstawie ról, wymagania dotyczące haseł oparte na standardzie NIST SP 800-63B, ograniczanie liczby żądań, dziennik audytowy operacji wsparcia oraz automatyczne kopie zapasowe bazy danych.
2. 2.
   Dostęp personelu Administratora do paneli administracyjnych dostawców infrastruktury zabezpieczony jest uwierzytelnianiem wieloskładnikowym.
3. 3.
   Do środowiska testowego Portalu nie są wprowadzane rzeczywiste dane użytkowników.
4. 4.
   Szczegółowy wykaz stosowanych środków bezpieczeństwa stanowi załącznik do umowy zawartej pomiędzy Administratorem a Uczelnią i jest udostępniany Uczelni.

1. 1.
   Administrator może zmienić niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmiany zakresu lub sposobu przetwarzania danych, zmiany przepisów prawa albo wdrożenia nowych funkcjonalności Portalu.
2. 2.
   O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez komunikat w Portalu, a w przypadku zmian wpływających na zakres przetwarzania danych – także za pomocą poczty elektronicznej, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3. 3.
   Aktualna wersja Polityki prywatności obowiązuje od dnia 1 października 2026 r.